Οι επιπτώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω παρόχων

Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Με πολύ απλά λόγια, Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι η ανταλλαγή ψηφιακών παραστατικών μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων που συμμετέχουν σε μια εμπορική συναλλαγή (επιχείρηση, Δημόσιο, φυσικό πρόσωπο). Τα παραστατικά αυτά δεν είναι μόνο τιμολόγια, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν και άλλα «έγγραφα» όπως εντολές αγοράς, χρεωστικά/πιστωτικά σημειώματα, εμβάσματα, όρους πληρωμής κ.λπ.

Στην πραγματικότητα, τα ηλεκτρονικά παραστατικά είναι αρχεία δομημένων δεδομένων συγκεκριμένων τεχνικών προδιαγραφών – υποχρεούνται να συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης – ούτως ώστε να μπορούν να «διαβάζονται» από επιχειρηματικό λογισμικό (ένα ERP πρόγραμμα), αλλά και από τον φορολογικό μηχανισμό και να ανταλλάσσουν πληροφορίες και προς τις δύο κατευθύνσεις.

Τι εννοούμε με τον όρο πάροχος και πως διαβιβάζονται τα τιμολόγια στο mydata

Υπάρχουν λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης που απαιτούν τοπική εγκατάσταση σε υπολογιστή ή server (on-premises) και cloud λύσεις που διατίθενται ως υπηρεσία (as-a-service).

Η λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσο παρόχου είναι εξολοκλήρου βασισμένη στο cloud. Τα πλεονεκτήματα, ειδικά για τους ελεύθερους επαγγελματίες που δεν χρησιμοποιούν ERP ή κάποιο εμπορολογιστικό πρόγραμμα και δεν έχουν το χρόνο και τους πόρους να ασχολούνται και με αυτό το κομμάτι της επιχείρησής τους, είναι πολλά και σημαντικά. Κατ΄αρχάς ως εξολοκλήρου cloud λύση. Επιπλέον, προσφέρει ασύγκριτη ευκολία χρήσης, καθώς ο επαγγελματίας δεν χρειάζεται να ασχολείται ούτε με τη διαδικασία, ούτε με την ασφάλεια, αφού η διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA γίνεται με ευθύνη του παρόχου, σε πραγματικό χρόνο και αυτόματα.

Μειονεκτήματα Παρόχου

Το κόστος είναι 0.15 σε κάθε έκδοση παραστατικού, καθώς εάν αναλογιστούμε πως μια μικρομεσαία επιχείρηση κόβει 300-500 φορολογικά δελτία τον μήνα, σε 3-4 μήνες έχει βγάλει τα λεφτά του, χωρίς να πληρώνει περιττά έξοδα επι μηνιαίας βάσεως.

Το σημαντικότερο αρνητικό είναι πως όλη αυτή η διαδικασία για να κόψει ο επιχειρηματίας ένα τιμολόγιο με μια από τις συγκεκριμένες εφαρμογές είναι ότι πρέπει να υπάρχει ιντερνέτ επι 24ωρου βάσεως , διότι όλες αυτές οι πλατφόρμες είναι στο cloud.

Είναι σημαντική εξέλιξη αλλά πόσες φορές έχετε διακοπή η πρόβλημα στο ιντερνέτ με ατέλειωτες ώρες, η ακόμα και μέρες για να επανέλθει στο φυσιολογικό. Φανταστείτε ότι εάν γίνει αυτό (πράγμα πολύ σύνηθες) όχι μόνο δεν θα μπορείτε να διαβιβάσετε τα δελτία στο mydata αλλά ακόμα χειροτέρα δεν θα μπορείτε να τα εκδώσετε.

Πρακτικά βρίσκεστε με δεμένα χέρια και η επιχείρηση σας μπορεί να παγώσει ανά πασά στιγμή την λειτουργία της.

Το καταχωρημένο πελατολόγιο σας είτε σε ένα μικρό erp είτε ακόμα και σε excel  δεν μπορεί να ενσωματωθεί πλήρως σε μια τέτοια πλατφόρμα με αποτέλεσμα να χρειαστεί να το περάσετε χειροκίνητα εκ νέου.

(Δεν μιλάμε για την επωνυμία και το Α.Φ.Μ. του πελάτη σας, αλλά για τις ειδικές συμφωνίες η τα πιστωτικά που του έχετε κόψει, ακόμα και το χρέος του προς εσάς.

Το ίδιο πρόβλημα έχετε και με την αποθήκη σας, serial numbers, το πραγματικό σας απόθεμα ακόμα και μια γέφυρα σύνδεσης με το website της επιχείρησης σας δεν θα ενημερώνεται αυτόματα και θα πρέπει να καταχωρείτε ξεχωριστά, αρά περισσότερος ποσοτικός χρόνος για εσάς.

Η αναζήτηση σε παλαιοτέρου  τύπου δελτία γίνεται δύσκολη καθώς θα πρέπει να ανοίξετε το παλαιό σας πρόγραμμα η να ανατρέξετε στα αντίγραφα σας.